In het voorjaar van 2020 keurde de staatssecretaris van Financiën mede vanwege de coronacrisis goed dat vaste reis- en andere kostenvergoedingen onbelast blijven doorlopen. Ook al hebben deze betrekking op werkdagen die werknemers thuis doorbrengen vanwege de coronamaatregelen die sinds maart 2020 van kracht zijn.
Vanaf 1 januari 2021 is deze goedkeuring voor de vaste kostenvergoeding vervallen. Als werkgever zul je dus dergelijke vergoedingen opnieuw moeten beoordelen.
Voor de reiskostenvergoeding geldt een voorlopige verlenging van de goedkeuring tot 1 februari 2021.
Vaste vergoeding woon/werkverkeer
Werkgevers hoeven – indien werknemers een vaste reiskostenvergoeding ontvangen en nu (bijna) volledig thuiswerken – de vaste reiskostenvergoeding niet aan te passen tot 1 februari 2021.
Als werkgever mag je blijven uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding gebaseerd was vóór 13 maart 2020.
Medio januari 2021 komt het kabinet met nadere informatie over hoe na 1 februari dient worden omgegaan met vaste reiskostenvergoedingen.
Andere kostenvergoedingen
De overheid heeft deze verlenging van de goedkeuring niet gegeven voor andere vaste vergoedingen. Dit betekent dat deze vaste vergoedingen vanaf 1 januari 2021 tegen het licht gehouden moeten worden. Krijgen werknemers een vaste vergoeding, maar werken zij vanwege corona nu grotendeels of volledig thuis? Dan is het doorbetalen van een kostenvergoeding vanaf 2021 niet meer zomaar mogelijk en dient deze zo nodig aangepast te worden. De basis van de kostenvergoeding dient te worden onderbouwd. De werkgever en werknemer houden gedurende een periode van een aantal maanden bij welke kosten de werknemer maakt en stellen vervolgens het vaste bedrag bij (of de kostenvergoeding wordt aangewezen als eindheffingsloon in de zin van de werkkostenregeling).